Umowy cywilnoprawne

Od 1 stycznia 2017 roku osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług powinny zostać zawarte w taki sposób, aby określały należne wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług w wysokości nie niższej niż minimalna stawka godzinowa wynikająca z ustawy. Wysokość stawki godzinowej (wynoszącej w 2019 roku 14,70 zł brutto) będzie corocznie waloryzowana o wskaźnik wynikający z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na rok następny, przez wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku.

Zleceniodawca - osoba będąca przedsiębiorcą, działająca w imieniu przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej - wypłacający przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenie w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30000 zł.

O ile w poprzednich latach możliwe było nieodpłatne świadczenie usług w ramach umowy cywilnej, o tyle od 2017 roku z tytułu zawartej umowy zlecenia powinna być dokonywana wypłata wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu i wyłącznie w formie pieniężnej.

Przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia, nie może również przenieść prawa do tego wynagrodzenia na inną osobę.

Dodatkowo na strony umowy został nałożony obowiązek określania w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku gdy taka informacja nie znajdzie się w umowie, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi jest zobowiązany do przedłożenia, w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, zleceniodawca ma obowiązek potwierdzenia przyjmującemu zlecenie, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia, sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usługi. Potwierdzenie powinno być dokonane w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. W przypadku braku takiego potwierdzenia przyjmujący zlecenie jest zobowiązany do przedłożenia informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług w odpowiedniej formie, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Jak w praktyce możemy ewidencjonować godziny pracy zleceniobiorcy? Można to robić na kilka sposobów, np.:

• spisem godzin pracy prowadzonym przez wykonujÄ…cego zlecenie (np. z formie zestawienia elektronicznego wysÅ‚anego za pomocÄ… poczty e-mail wskazanej osobie w ustalonym wczeÅ›niej terminie),

• spisem godzin pracy prowadzonym przez zlecajÄ…cego prace, potwierdzonego podpisem wykonujÄ…cego zlecenie skÅ‚adanym przy każdym dniu lub pod caÅ‚Ä… ewidencjÄ…; spis może być szczegółowy - wskazujÄ…cy dokÅ‚adnie dni i godziny wykonywania zlecenia lub bardziej ogólny - w zależnoÅ›ci od woli stron,

• zestawieniem godzin wejÅ›cia i wyjÅ›cia do/z budynku - w przypadku kontroli wejść zarówno za pomocÄ… kart elektronicznych jak i zapisów z zeszytu wejść i wyjść

• wykazem zrealizowanych czynnoÅ›ci potwierdzonych np podpisami wewnÄ™trznych czy zewnÄ™trznych klientów u których czynnoÅ›ci byÅ‚y realizowane,

• wykazem raportów dziennych wykonanych prac

• zestawieniem wykonanych prac wraz z iloÅ›ciÄ… godzin stanowiÄ…cym zaÅ‚Ä…cznik do rachunku.

Każda z wymienionych powyżej propozycji może być prowadzona w formie uproszczonej. Należy pamiętać, że ewidencja godzin zleceniobiorcy nie jest tym samym czym jest ewidencja czasu pracy pracownika, nie powinna więc zawierać aż tak szczegółowych informacji.

Bez względu na to w jakiej formie przygotowujemy ewidencję godzin zleceniobiorcy - zleceniobiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia oraz dokumentów potwierdzających liczbę godzin wykonania zlecenia / świadczenia usług, przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Obowiązki dotyczące ewidencjonowania godzin pracy oraz przechowywania stosownej dokumentacji nie dotyczą jednak wszystkich umów. Można nie tworzyć tego typu dodatkowej dokumentacji w przypadku umów, w których o miejscu i czasie wykonania zlecenia decyduje przyjmujący zlecenie oraz przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne uzależnione od wyników. Obowiązki te nie dotyczą również umów obejmujących usługi opiekuńcze i bytowe wymienione w ustawie, jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi takie są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż doba.