Nowy rok to dla każdej osoby pracującej w kadrach i płacach przede wszystkim czas zmian. 2019 rok jak zwykle nas nie zawiódł. Co się zmienia tym razem?
Oczywiście mamy nowe wynagrodzenie minimalne. Nie jest ono zaskoczeniem, zostało ogłoszone wiele tygodni wcześniej. Dla formalności jednak przypomnę, że w 2019 roku nie możemy zarobić mniej niż 2250 zł brutto. Oczywiście pod warunkiem, że zostaną spełnione łącznie trzy warunki:
- osoba zatrudniona jest pracownikiem,
- jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy,
- przepracowała pełny miesiąc.
Jeżeli te trzy warunki zostaną spełnione wynagrodzenie naszego pracownika nie będzie mogło być mniejsze niż 2250 zł brutto.
Z wynagrodzeniem minimalnym łączy się również minimalna stawka godzinowa określona dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia. Stawka ta w 2019 roku nie może być niższa niż 14,70 zł brutto.
Kliknij na obrazek - albo < tutaj > i pobierz duży rozmiar infografiki. (Warto udostępnić znajomym)
Od 2019 roku zmienia się również domyślny sposób wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Do tej pory wypłacaliśmy pracownikom wynagrodzenia w formie gotówkowej. Jeżeli ktoś chciał, aby wynagrodzenie zostało przesłane na konto bankowe - musiał złożyć do pracodawcy stosowny dokument z numerem konta. Od 1 stycznia 2019 wszystkie wynagrodzenia wypłacamy pracownikom w formie przelewu na konto bankowe. Nie oznacza to jednak, że obowiązkiem pracowników jest posiadanie kont bankowych. Nadal możliwe będą wypłaty gotówkowe, ale aby były możliwe pracownik musi pracodawcy złożyć stosowne oświadczenie.
Poważne zmiany wchodzą również w związku z dokumentacją pracowniczą i jej przechowywaniem. Dotychczasowe trzy częściowe teczki odchodzą już do lamusa a zastępują je cztery części: A, B, C i D.
W części A nadal będziemy przechowywać dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę, skierowania na badania oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań oraz okresowych czy kontrolnych z poprzednich okresów zatrudnienia.
W części B znajdą się oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
W części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.
W części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Jeżeli ktoś uważnie przeczytał nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, zauważył, że zniknęły już z tego rozporządzenia kwestionariusze osobowe. Zarówno kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie jak i kwestionariusz pracownika. Nie oznacza to oczywiście, że teraz nie będziemy już mogli w trakcie procesu rekrutacji czy w trakcie zatrudniania pracownika zbierać jego informacji osobowych. Oczywiście jak najbardziej możemy, ale będziemy to robić w formie oświadczeń zawierających takie informacje, jakie są nam niezbędne i na jakie pozwala RODO.
Bardzo istotną zmianą jest również zmiana okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do końca 2018 r. pracodawcy mieli obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Okres ten uległ w tej chwili znacznemu skróceniu - dokumenty wszystkich osób zatrudnionych od 01.01.2019 r. będą przechowywane tylko przez 10 lat. Wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami w stosunku do ZUS. Na pracodawcę bowiem nałożono obowiązek wypełniania i przesyłania do ZUS nowych dokumentów:
- OSW - oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych
- RIA - raport informacyjny związany z zakończeniem pracy osoby ubezpieczonej
- RPA - imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej.
Skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019. Dokumenty osób zatrudnionych pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018 mogą być przechowywane przez 10 zamiast 50 lat, ale zależy to od decyzji pracodawcy i złożenia przez niego zarówno dokumentu ZUS OSW jak i ZUS RIA za każdego ubezpieczonego. Jeżeli natomiast zatrudniamy u siebie osoby z którymi nawiązaliśmy stosunek pracy przed 01.01.1999 r. - nie możemy niestety skrócić okresu przechowywania ich akt osobowych - dla nich ten okres nadal wynosi 50 lat.
Ustawodawca postanowił również dodatkowo ułatwić pracę pracodawcom - umożliwiając od nowego roku prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Nowe przepisy nie wymagają aby wszystkie dokumenty były tworzone w formie cyfrowej - umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny.
Prawdziwa rewolucja czeka nas również w podatkach. Od 2019 roku nie trzeba już będzie składać żadnego wniosku o rozliczenie PIT ani też przesyłać wypełnionych deklaracji do Urzędu Skarbowego. Krajowa Administracja Skarbowa sama wypełni zeznania za wszystkich podatników na podstawie otrzymanych od płatników podatku, czyli od naszych pracodawców i zleceniodawców dokumentów a także na podstawie danych przekazanych przez podatnika w zeznaniu podatkowym za rok ubiegły.
Z wypełnionym przez KAS zeznaniem podatnik będzie się mógł zapoznać na Portalu Podatkowym począwszy od 15 lutego. Jeżeli zaproponowane rozliczenie będzie odbiegało od stanu faktycznego - podatnik będzie miał prawo do korekty.
Od początku 2019 roku do naszego systemu podatkowego wprowadzona została również tzw. danina solidarnościowa. Obowiązująca ustawa zakłada utworzenie Solidarnościowego Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (SFWOP), którego zadaniem jest wspieranie osób niepełnosprawnych. Źródłem przychodów funduszu będzie przede wszystkim obowiązkowa składka stanowiąca 0,15% podstawy wymiaru składki na Fundusz Pracy, a także danina solidarnościowa od dochodów osób fizycznych – w wysokości 4% od nadwyżki dochodów powyżej miliona złotych za rok podatkowy (suma dochodów będzie pomniejszana o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne). Podatnicy obowiązani do uiszczania daniny solidarnościowej, składać będą urzędom skarbowym deklarację o wysokości daniny solidarnościowej, w terminie do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego i w tym terminie będą mieli obowiązek wpłacić daninę solidarnościową.
Od początku 2019 roku wchodzi również z pozoru niewielka, ale jednak bardzo istotna zmiana. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców wprowadziła dość istotną zmianę w ustawie zasiłkowej. Do końca 2018 roku jeżeli ubezpieczony był wzywany na kontrolę przeprowadzaną przez lekarza orzecznika ZUS, wezwanie takie musiał otrzymać w formie pisemnej wysyłanej na adres zamieszkania wskazany w zaświadczeniu lekarskim. Zawiadomienie takie musiało również posiadać zwrotne potwierdzenie odbioru. Od 1 stycznia 2019 ZUS będzie przekazywał ubezpieczonemu zawiadomienie o terminie badania u lekarza orzecznika ZUS za pośrednictwem:
- operatora pocztowego,
- pracowników ZUS lub inne upoważnione osoby,
- pracodawcÄ™.
W pierwszym przypadku pozostanie nadal forma pisemna, ale dwa pozostałe zawiadomienia mogą zostać przekazane w formie telefonicznej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Od 1 stycznia 2019 r. zmieniła się również ustawa o związkach zawodowych. Nowela przyznała prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych wszystkim osobom wykonującym pracę zarobkową czyli zarówno pracownikom, jak również osobom świadczącym pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy o ile nie zatrudnia do tego innych osób oraz ma takie prawa i interesy, które mogą być reprezentowane przez związki zawodowe.
Jednocześnie, w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, rozszerzono również definicję samego pracodawcy - obecnie jest nim jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników oraz jeżeli zatrudniają inną niż pracownik osobę wykonującą pracę zarobkową, niezależnie od podstawy tego zatrudnienia.
Cieszyć się również mogą osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych posiadające jednocześnie różnego rodzaju potrącenia komornicze. Od początku 2019 roku wraz z nowelizacją Kodeksu postępowania cywilnego zleceniobiorcy zyskali ochronę przed potrąceniami. Od 1 stycznia 2019 r. przepisy art. 87 i 87 (1) Kodeksu pracy stosuje się odpowiednio do wszystkich świadczeń powtarzających się, których celem jest zapewnienie utrzymania lub stanowiących jedyne źródło dochodu dłużnika - osoby fizycznej (art 833 par.2(1) K.p.c.).
Kolejną ogromną zmianą wchodzącą od 01.01.2019 roku są Pracownicze Plany Kapitałowe, czyli nowy pomysł na nakłonienie pracowników i zmuszenie pracodawców do odkładania dodatkowych środków, których przeznaczeniem będzie zabezpieczenie emerytalne osób zatrudnionych. To wyjątkowa zmiana, która dotyczyć będzie wszystkich pracodawców, choć nie od razu. Ustawa o PPK weszła w życie 1 stycznia 2019, ale w pierwszej fazie obejmie wyłącznie podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób. Na tych podmiotach ciąży już w tym roku obowiązek wybrania odpowiedniej instytucji, która będzie zarządzała kapitałem emerytalnym osób zatrudnionych, podpisanie umów zarówno o zarządzanie jak i o prowadzenie PPK. Umowy takie muszą zostać zawarte pomiędzy 1 lipca a 30 września 2019 r. Kolejni pracodawcy zostaną włączeni do PPK od 2020 roku.
Jeżeli jesteście zainteresowani PPK, ochroną przed potrąceniami czy kontrolami ZUS, w niedługim czasie pojawią się na mojej stronie artykuły na te tematy. Zapraszam więc serdecznie do obserwowania nowych wpisów.
Katarzyna Paczkowska
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
- Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. (Dz.U. 2002 nr 200 poz. 1679)
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2018 poz. 1000)
- Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o Solidarnościowym Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (Dz.U. 2018 poz. 2192)
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350)
- Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 Nr 43 poz. 296 z późn.zm.)
- Ustawa z 22 marca 2018 r. o komornikach sÄ…dowych (Dz.U. z 2018 poz.771)
- Ustawa z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. 2018 poz.2244)
- Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 2188)
- Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2017 r. poz.1219)
- Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 1608)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2018 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019 r. (Dz.U. 2018 poz. 1794)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
